Yazı İşleri Müdürlüğü
Şebnem KURT
| AD SOYADI | Şebnem KURT |
| ÜNVANI | Yazı İşleri Müdürü |
| TELEFON | (226) 814 10 48 |
| E POSTA | sebnem.kurt@icisleri.gov.tr |
| DOĞUM YERİ VE TARİHİ | Pasinler – 1974 |
| EĞİTİM DURUMU | Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesi |
| YABANCI DİL | İngilizce |
| BİLGİSAYAR VE KULLANIDIĞI PROGRAMLAR | Bilgisayar ve Ofis Uygulamaları İyi seviye |
| ÇALIŞMA HAYATI |
|
| MEDENİ DURUMU | Evli ve 2 çocuk annesi |
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ
- İdaremizi ilgilendiren, yazılı ve görsel basın yoluyla dile getirilen istek ve şikâyetlerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek. Gerektiğinde Tekzip hazırlamak veya hazırlatmak
- Bilgi Edinme Mevzuatını uygulamak.
- İdarenin ilan tahtasına ve genel yerlerine asılması veya İdaremiz Web sitesinde yayınlanmak yönünde gelen ilan / reklam taleplerini değerlendirip sonuçlandırmak.
- Kurumsal kimlik çerçevesinde kullanılan evrak, form, bayrak, pano, sertifika vb. belge ve doküman standartlaştırılması çalışmalarını yürütmek.
- İdarenin evrak kayıt, takip ve dağıtımı ile ilgili işlemleri yürütmek.
- Sayıştay denetimi dışında kalan Bakanlık denetim birimlerinin raporlarını idare birimleri ile koordine ederek, birimlerden alınacak raporları ilgili mercie göndermek.
- Gelen evraklardan Genel Sekreterin bilgilendirilmesi gereken evraklar ile Bakanlık, Valilik ve Mahkemelerden gelen evrakları havalesi için Genel Sekreterliğe sunmak.
- Mesai saatlerinin değişmesi durumunda tüm personelleri bilgilendirmek, Bilgi İşlem Biriminden talep edilen Personel Devam Çizelgelerinin gereğini yapmak.
- Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliğinin uygulanmasını sağlamak.
- Etik Kurulu sekretarya hizmetlerini yapmak.
- İdare Genel Arşivini kurmak ve yönetmek.
- Birim Arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve danışmanlık hizmeti vermek.
- İdareye ait resmi mühürlerin, hazırlanması, kullanılması, saklanması iş ve işlemleri yürütmek.
- İl Özel İdaresinin arşivini düzenlemek amacıyla, genel arşiv bünyesinde kendi birim arşivini düzenlemek, Devlet Arşiv Hizmet Yönetmeliği gereğince bu arşivde ayrıştırılacak dokümanları muhafaza etmek, bunların dışında kalanları imha etmek veya değerlendirmek.
- İdare sivil savunma hizmetlerini diğer kuruluşlarla koordineli yürütmek.
- Yalova İl Özel İdaresi İç Kontrol Eylem Planı çerçevesinde Kurul sekretarya hizmetlerini yerine getirmek.
- İdaremiz birimlerinin görev tanımlarını güncel tutmak ve duyurmak.
- Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,
- Bayrak kanunu hükümlerinin İl Özel İdaresi binalarında uygulanmasını sağlamak.
- Yazışma usullerini kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütmek; idareye gelen ve giden tüm evrakları kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
- Gizli, çok gizli, hizmete özel, kişiye özel evrakı teslim almak veya göndermek, posta, eposta, kargo işlemlerini yürütmek.
- Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait talep belgesi düzenlemek ve takibini yapmak.
- Doküman yönetim sistemini oluşturmak ve evrak dolaşımını sayısal ortama aktarmak.
- Standart Dosya Çalışmalarını Yürütmek ve sonuçlandırmak, İl Özel İdaresi bünyesinde kullanılan her türlü evrak konusunda standardizasyon çalışmaları yapmak, ilgili birimler nezdinde uygulanmasını takip etmek.
- Kurum brifingini hazırlamak.
- Dosya tasnif ve saklama planlarının güncelleme işlemlerini takip etmek.
- İl Özel İdaresine bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda gerekli danışmalık hizmetlerini vermek, sonuçlarını izlemek.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek.
- İdare ve bağlı birimlerin arşiv ve diğer bilgi ve belgelerinin manyetik ortama aktarılması, saklanması ve korunmasını sağlamak.
- Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerini yapmak.
- Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan belgeleri mevzuata göre tasnif etmek.
- Birimi ile ilgili avans ve kredi mutemetliği iş ve işlemlerini yapmak.
- Birimi ile ilgili demirbaş kayıtlarını tutmak, terkin işlerini yapmak, ambar mevcutlarını saymak, ayniyat saymanlığını gerçekleştirmek.( Taşınır Mal yönetmeliği gereğince demirbaş iş ve işlemlerini yürütmek.)
- Müdürlüğün faaliyetleri ile ilgili sıralı amirler tarafından talep edilen faaliyet raporlarını hazırlamak ve bağlı olduğu Genel Sekreter Yardımcısına sunmak.
- Genel Sekreterlikçe verilecek benzer görevleri yapmak.
